4 Tips de los Expertos para Lograr tener Reuniones Productivas

Por Iván Martínez, Consultor,  PMP, Itil

Les compartimos algunos Tips de la Comunidad de Dirección de Proyectos que les pueden ser de utilidad para motivar a sus asistentes fomentando la participación y lograr así reuniones exitosas.

MANTÉNGASE ENFOCADO

"No haga perder el tiempo a los demás. Asegúrese de que la reunión tenga un propósito claro y un resultado determinado. Utilice una agenda, distribúyala por adelantado y sígala. A menos que se trate de una sesión de trabajo, los participantes deben venir preparados para informar sobre el progreso del trabajo, y no reunirse para hacer el trabajo en ese momento”.

John Bates, PMP, Director de Proyecto de 

Abbtech, Raleigh, Carolina del Norte, EUA

LAS REGLAS DEL JUEGO

"Mi organización cuenta con reglas del juego claras que refuerzan la idea de la importancia de las reuniones y que es necesario asistir a ellas. 

Estas reglas incluyen: trabajar conjuntamente como socios estratégicos, tratar a todos con respeto y asistir a las reuniones preparados para participar. 

Utilizamos un enfoque de apostarlo todo o retirarse. Si la asistencia o la participación disminuye, haga preguntas para averiguar qué está pasando e intente reforzar por qué la reunión es importante y cuáles son sus expectativas”.  

Staci Jansma, Director de Producción 
de Yoko Consulting, McLean, Virginia, EUA

HAMBRE DE ÉXITO

"Puede aumentar la participación si conviertes las reuniones en un encuentro social, algunas veces incluso con comida. Cuando lideraba un proyecto de gastos de capital de 14 semanas orientado a mejorar la red de distribución de energía de una fábrica, visité cada sitio de proyecto en la fábrica en las etapas iniciales para observar el progreso. Pero era una tarea ardua y requería mucho tiempo. Por ello, cada tarde a la misma hora y en el mismo lugar, comencé a entregar bocadillos a todos los miembros del equipo. La instancia se convirtió en un encuentro social diario donde discutíamos y resolvíamos la mayoría de los problemas del proyecto”.                                        

Ajan Paul, CAPM, Director Asociado, Técnico de ITC Ltd.,Chennai, India

ANIMAR Y EMPODERAR

"Recomiendo estos tres pasos: 

1- Primero desarrolle un objetivo que explique por qué se citó a los asistentes a la reunión y qué aportarán con su experiencia, esto demuestra que su contribución será importante para crear una solución o tomar una decisión. 

2- Segundo, permita que los miembros del equipo se expresen, para que puedan aportar ideas con facilidad. El Director de Proyecto solo debe moderar las conversaciones y tratar de armar las piezas del puzzle para llegar a un resultado. 

3- Finalmente, cuando la reunión vaya a terminar, ofrezca a los miembros del equipo la oportunidad de hacer preguntas. Este último paso volverá a demostrar que está ansioso por escuchar y apoyar a su equipo”. 

Fernando Remolina, PMP, Director  de Proyecto de Damen Shiprepair and Conversion, Willemstad, Curaçao