Por Aura I Villagrana Gómez, MBA, PMP ®, Agile Coach
Desde hace algunos años se ha vivido un creciente interés en la adopción
de contextos ágiles en las organizaciones, lo que ha llevado a dejar a un lado
los enfoques predictivos para la gestión de proyectos ¿Será por qué ya no sirve
llevar proyectos de esta manera? ¿El enfoque ágil era lo que realmente se
estaba esperando? En mi experiencia, considero que no es así, como todo en la
vida se requiere ir evolucionando e irse adaptando, para poder entregar con la
debida generación de valor, con la calidad esperada y en un tiempo
óptimo de entrega, las organizaciones deben ser capaces de aplicar las
herramientas y métodos necesarios para poder lograr el objetivo, esto incluye
inclusive integrar ambos contextos.
¿Pero de qué depende? ¿Cuándo
debo usar? En la edición del Agile Practice Guide*, Project Management
Institute Inc., 2017, muestra un modelo de como tomar la mejor decisión sobre
el enfoque a llevar a cabo dependiendo del ambiente en el que se encuentre el
proyecto.
En el gráfico anterior, podemos
visualizar como la certidumbre sobre los requerimientos del producto final y la
técnica son determinantes en la toma de decisiones, adicionalmente agregaría,
la cantidad de cambios esperados, donde un enfoque predictivo sería el ideal
cuando las variables anteriores son más estables y no así con una
incertidumbre, donde un enfoque ágil sería el idóneo.
Principales aspectos de un enfoque predictivo y uno ágil
El enfoque predictivo de gestión de proyectos ha tenido gran efectividad
porque formaliza y da certeza en aspectos importantes tales como alcance,
tiempo y costo, además de otros elementos (calidad, riesgos, comunicación, uso
de recursos y abastecimientos) para llevar un mejor control de proyectos, sin
embargo, este enfoque corría el riesgo perder de vista, la visión de negocio y
poner al cliente en el centro. De ahí que, en la evolución de las mejores
prácticas, se incluyó dentro de los procesos al involucramiento de los
interesados o stakeholders que desde mi perspectiva, fue considerando a este
elemento tan fundamental para que los proyectos no se centrarán tanto en el
objetivo a alcanzar y que vieran más hacía quien debería entregarse ese
producto, ya que principalmente se había privilegiado el uso de procesos y
documentación, como un pilar para lograr los resultados.
En contraste fue tomando fuerza los contextos ágiles para gestión de
proyectos, derivado de que está orientado al producto y no en un proyecto, de
ahí que el trabajo de inicio, planeación ejecución e implementación, está
enfocado a ir trabajando sobre el resultado, eso sí con un marco de referencia,
con una serie de artefactos, roles y ceremonias, que facilitan la cadencia del
trabajo requerido. Aunado a este marco de referencia es importante resaltar,
que la adaptación y aprendizaje constante en un periodo corto de tiempo, como
es el sprint o la iteración con la que suceden las cosas, ayuda a ir validando
si nos vamos acercando a la visión esperada del producto o bien vamos corroborando
que no es el camino correcto y aprender de los errores. Por otro lado, el
integrar dentro del equipo principal de Scrum al negocio representado en el rol
de Product Owner, pone al cliente en el centro, de todos aquellos stakeholders
que están involucrados en el proyecto, además de las ceremonias de
retrospectiva que cuya finalidad está orientada de ir demostrando el trabajo
realizado por el equipo en términos de un producto que esté disponible para su
uso. Este enfoque, de integración constante y de ver resultados en el corto
plazo, desde mi punto de vista, disminuye la ansiedad de que la inversión que
se esté realizando en el proyecto realmente está proporcionando los beneficios
esperados.
Ahora ¿Cómo puedo combinarlos y desarrollar un proyecto con un enfoque
híbrido? Considero que ambos contextos tienen gran valor, además de lo
demostrado en la gráfica mostrada, podemos aplicar lo mejor de ambos mundos
considerando diferentes escenarios, por que en algún momento del proyecto puedo
estar en una situación de incertidumbre que requiere de un enfoque ágil y en
otro en el que necesito dar certeza del trabajo a realizar; cito una situación
en particular.
En aquellos casos en los que el proyecto requieran en una fase inicial
entender bien las características, funcionalidades y/o requerimientos del
producto, servicio y/o resultado final, la organización puede optar por un
contexto ágil para poder entender y determinar el alcance del producto a
realizar, mediante una serie de iteraciones para poder establecer la visión
final de lo que se va a desarrollar, con esto en mente, se puede optar después
por un enfoque predictivo derivado de la naturaleza del desarrollo, que no
puede utilizar un enfoque de entregas en cada sprint, porque lleva una serie de
procesos que es mejor tener una visión global de los entregables y actividades
necesarias para poder cumplir, imaginemos tal vez la construcción de una casa,
sería imposible empezar a trabajar y a construir y en un momento de algún
sprint si el cliente decidiera cambiar porque la construcción no era lo que
requería ¿Tiraríamos las paredes o cambiaríamos las estructura así de fácil?
¿Cuál sería el impacto de un cambio así? De ahí que enfocarnos primero en una
serie de prototipos con un enfoque ágil al principio y tener la visión de la
casa al final, permitiría después poder dimensionar el trabajo a realizar para
el producto final y mostrar cómo se irá construyendo y las etapas a realizar.
La reflexión final sobre la combinación de
ambos contextos en un enfoque híbrido es tener la sensibilidad de lo que
requiere el negocio y como ir entregando valor, y no considerar que una
metodología es mejor a la otra, es momento de ir adaptando nuestras prácticas
para asegurar el cumplir con el objetivo del proyecto, recordemos en no caer en
la analogía de un martillo para que no todo parezca un clavo.
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