Por Aura I Villagrana Gómez, MBA, PMP ®
Las Oficinas de Administración de
Proyectos (PMO por sus siglas en
inglés) han tomado un papel preponderante en las organizaciones, donde
requieren como parte de su estrategia, que los proyectos proporcionen el máximo
valor al cumplimiento de sus objetivos; debido a esa necesidad, las PMO´s se
enfrentan a distintos retos para que su función retribuya lo esperado por
éstas.
De acuerdo a diferentes fuentes,
podemos resumir que una Oficina de Administración de Proyectos, es una unidad
de la Organización cuya responsabilidad es asegurar el correcto uso de los
procesos, herramientas y metodologías en los proyectos aprobados, bajo un marco
de gobierno para su definición, control y seguimiento, además de ser soporte al
cumplimiento de la Estrategia de Negocio.
El Project Management Institute
(PMI) constantemente realiza estudios para evaluar a la profesión en
Administración de Proyectos, en uno de éstos, en conjunto con Boston Consulting Group, el estudio concluyó que las
Corporaciones requieren de las PMO’s lo
siguiente:
- Enfoque en las iniciativas críticas
- Procesos sencillos y enfocados de administración de proyectos.
- Fomento de desarrollo de habilidades y capacidades en proyectos.
- Promover una cultura de cambio.
Asimismo, en el último análisis del PMI en su edición de *PMI’s 2017 Pulse of the profession® las
organizaciones han identificado que contar con una PMO proporciona un enorme
valor, dando como resultado que el 71% ya cuentan con una Oficina de Proyectos;
aunque aún existe mucho trabajo en la transformación y promoción de una cultura
de cambio, se observó que el 54% de los
líderes de PMO identifican que aún existen brechas en la comprensión de los
beneficios e importancia de la administración de proyectos en la operación.
Si bien aún existe mucho camino por andar, la presencia de las PMO’s se
hace más evidente ya que se ha visto un incremento en la efectividad del
cumplimiento de los objetivos de los proyectos, en este mismo estudio del PMI’s 2017 Pulse of the profession®,
analizando el desempeño de Organizaciones clasificadas como campeonas en el uso
de metodologías de administración de proyectos, éstas logran el 80% de
efectividad en el cumplimiento de sus proyectos además de que el 81% cuentan
con una PMO, por lo que podemos deducir que la alineación de la organización
con su estrategia y su ejecución a través de proyectos, el contar con procesos,
metodologías y una función dedicada a la administración, proporciona el máximo
valor.
Podríamos buscar, más beneficios de una Oficina de Proyectos y el contar
con procesos, herramientas y metodologías de proyectos, pero ¿Qué debemos considerar
para que podamos contar con una PMO que asegure su razón de ser?
En mi experiencia en oficinas de proyectos, así como en la definición y
ejecución de proyectos, para poder construir confianza y valor de la PMO, se
debe contar en las organizaciones lo siguiente:
La Organización
Estrategia: Las instituciones y empresas deben contar con una claridad de su
misión, visión y objetivos estratégicos, para que con ello se identifiquen las
iniciativas prioritarias que coadyuven al cumplimiento de su estrategia, a fin
de establecer adecuadamente el rumbo a seguir.
Patrocinio:
Ligado a la estrategia, se debe contar con el soporte de la alta dirección,
para que se permee visiblemente la relevancia de la estrategia y sus
iniciativas, así como el apoyo en el uso de los métodos, procesos y
herramientas que se requieren para facilitar el logro de estos objetivos.
Alineación de los proyectos a la estrategia: se deben contar con prácticas, donde se
asegure que los proyectos que se van a desarrollar, realmente van a dar un
valor, gracias a que contribuyen con los objetivos estratégicos; esto contempla además de procesos y
herramientas, comités donde la intervención y participación de la alta
dirección realmente esté consciente de los proyectos a ejecutar, con ello,
además de asegurar la alienación estratégica, también contribuye al compromiso en el Patrocinio. En este punto las
Oficinas de Proyectos pueden iniciar su intervención, a fin de soportar el
proceso para la definición, selección y priorización de los proyectos que serán
sujetos a la administración de la PMO.
La Oficina
de Administración de Proyectos
Metodología de Administración de Proyectos: Dentro de la organización se debe contar
con los facilitadores y los mecanismos necesarios, que coadyuven a que los
proyectos incrementen sus posibilidades de éxito en el cumplimiento de sus
objetivos, esto considera: procesos, metodologías y herramientas. La PMO juega
un papel relevante en asegurar que esta metodología esté alineada y actualizada
de acuerdo a las necesidades de la Organización.
Disciplina con conciencia: Parte del éxito en la implementación de
procesos y herramientas de administración de proyectos, es la disciplina en su
uso y es ahí donde se podría presentar la resistencia al cambio, ya que se requiere
dar un seguimiento y control a que los proyectos cumplan con los procesos y
metodologías, de ahí el reto de balancear ese control para que se vea su
beneficio y no como cumplir para evitar sanciones por la no conformidad.
Estrategia de Comunicación: como un pilar en la transformación y cambio
cultural, la comunicación es una herramienta que facilita a las PMO’s a la
demostración de los beneficios de la administración de proyectos, así como
generar la consciencia de su uso y el rol que tienen los diferentes actores,
para que la Organización pueda cumplir con los proyectos y por lo tanto con la
estrategia definida.
Educación y Capacitación en Administración de
Proyectos: como otro pilar en el cambio cultural es asegurar
que las personas cuentan con los conocimientos en los procesos, herramientas,
técnicas y metodologías asociadas a la administración de los proyectos, esto se
da a través de la capacitación y el acompañamiento en su aplicación adecuada, es
ahí donde las PMO’s tienen un papel preponderante para asegurar que todos los
involucrados cuenten con este conocimiento.
Estos puntos antes mencionados, son solo algunos con los que los
responsables de las Oficinas de Administración de Proyectos deben poner
especial atención, para que puedan cumplir con su labor y así justificar el
valor de su función, podemos no solamente demostrarlo con la estadística ya
mencionada en este artículo, pero el momento de verdad es cuando las
instituciones y empresas, empiezan a ver la diferencia en el cambio cultural y
más proyectos se logran con el mínimo de desviaciones en tiempo y costo.
Por último, el Mayor Factor
Crítico de Éxito de una Oficina de Administración de Proyectos es sin
duda el Patrocinio de la Alta Dirección y la visibilidad de su Compromiso
en la Organización, no solo para poder facilitar su labor como PMO, si no
cumplir con su Estrategia.
Comentarios
Publicar un comentario