Por: Arq. Ricardo Toledo, PMP, CSM
La
práctica de proyectos por su propia naturaleza implica planear actividades que
se desarrollarán en el futuro y por consiguiente están cargadas de
incertidumbre. Y aunque no hay manera de predecir el futuro, si hay manera de
prepararnos para ciertas eventualidades que podrían suceder, basados en la
experiencia de proyectos anteriores.
Cuando
planeamos un proyecto rara vez nos preparamos para las eventualidades más allá
de agregar “colchones” en tiempo y costo para las actividades. Sin embargo,
esta práctica es ineficiente, poco justificable y mal administrada. La manera
correcta de hacerlo es a través de una Gestión de Riesgos integrada a los
procesos de planeación y control de nuestros proyectos.
Una
de las principales finalidades de la gestión de riesgos es que logremos que las
cosas buenas pasen (materializar las oportunidades), beneficiando así al
proyecto, también nos ayuda a estar preparados de manera proactiva ante las
amenazas con las que nos podemos enfrentar.
De
acuerdo al PMBOK 5ta edición, la definición de riesgo es: “Un evento o
condición que, si se produce, tiene un efecto positivo o negativo en uno o más
de los objetivos del proyecto”.
Para
poder prepararnos a estos eventos futuros, la metodología del PMI nos propone
dentro del PMBOK 5ta edición y en la Practica Estándar para la Gestión de
Riesgos del Proyecto un conjunto de procesos que a continuación describimos:
1.
Planificar
la Gestión de Riesgos
Aquí es donde plasmamos y describimos
las actividades relacionadas a los riesgos del proyecto que vamos a realizar,
la periodicidad, las tolerancias, las técnicas y herramientas, roles y
responsabilidades, que utilizaremos a lo largo de la gestión de riesgos.
2.
Identificar
Riesgos
En este proceso generamos una lista
amplia e incluyente con los riesgos que identifiquemos (amenazas y oportunidades),
registrándolos en el formato Causa-Riesgo-Efecto que nos permitirá dejar más
clara la información para su posterior análisis. Para lograr una amplia y
efectiva identificación, nos podemos apoyar de diferentes técnicas y
herramientas como el registro de riesgos.
3.
Realizar
el Análisis Cualitativo de Riesgos
Implica que se evalúe la información
que se tiene de cada riesgo para identificar si el entendimiento es claro y así
reducir un sesgo cognitivo en la información, además junto con los miembros del
equipo y los stakeholders, se realiza una estimación de la probabilidad e
impacto de cada riesgo registrado, de acuerdo a la escala definida, esto nos
permite priorizar los riesgos además de calcular la puntuación de riesgo del
Proyecto.
4.
Realizar
el Análisis Cuantitativo de Riesgos
En este proceso se analizan matemáticamente
los efectos que pueden tener los riesgos prioritarios sobre los objetivos
establecidos para el proyecto. Este proceso no siempre se tiene que llevar a
cabo, esto depende de las restricciones del proyecto y a la falta de datos para
poder realizar los modelos adecuados para el análisis. Cuando la información disponible lo permite,
podemos realizar estudios probabilísticos con herramientas como el sistema
Montecarlo.
5.
Planificar
la Respuestas a Riesgos
Aquí es donde desarrollamos las
opciones con las cuales podemos atacar los riesgos identificados y beneficiar
al proyecto aumentando las oportunidades y reduciendo las amenazas. En este
proceso, también, generamos los planes de contingencia, los cuales nos ayudan
actuar de manera más eficiente ante incidentes o amenazas materializadas
previamente identificadas. El objetivo es mitigar, trasladar o eliminar los
riesgos y potenciar las oportunidades.
6.
Monitoreo
y Control de Riesgos
Continuamente debemos revisar y reevaluar
los riesgos identificados, así como monitorear la efectividad de las respuestas
y del plan de gestión de riesgos. Algunos riesgos quedan nulificados y nuevos
riesgos aparecen.
Cuando
planeamos un proyecto verificamos el alcance, las actividades, los recursos, el
tiempo y los costos requeridos para ejecutar el trabajo y alcanzar los
objetivos que le dieron origen. El hecho de incorporar un plan de gestión de
riesgos implica que con la información recabada, analizada y generada se
actualice nuestra planeación.
Para
poder llevar a cabo una efectiva y satisfactoria gestión de riesgos es
necesario que tengamos en cuenta los siguientes factores críticos:
·
Reconocer
el valor que tiene la Gestión de Riesgos.
Lograr
que la organización y los stakeholders del proyecto reconozcan el verdadero
valor que tiene.
·
Compromiso
y Responsabilidad Individual.
Cada
stakeholder y miembro del equipo debe aceptar la responsabilidad de llevar a
cabo actividades que estén relacionadas con los riesgos del proyecto.
·
Una
comunicación Abierta y Honesta.
Durante
la comunicación de los riesgos, la verdad y la credibilidad son nuestros
mejores aliados.
·
Compromiso
por parte de la organización.
Es
necesario tener el compromiso de la organización, además de que la gestión de
riesgos debe estar alineada a los objetivos y metas que persigue la
organización.
·
Ajustar
el esfuerzo que será invertido en la gestión de riesgos.
El
esfuerzo que se realizará para llevar a cabo la gestión de riesgos debe ir
acorde a la complejidad, prioridad del proyecto y restricciones de la
organización.
·
Integrar
con la Administración del proyecto.
La
gestión de riesgos no puede ser algo independiente ya que requiere que se
lleven a cabo otros de los procesos que propone el PMI para administración de
proyectos.
También
para asegurarnos de la efectividad de la gestión de riesgos, es necesario que,
se mantengan monitoreadas las acciones de respuesta a riesgos, y que la
identificación y análisis de riesgos se lleve a cabo de manera periódica a lo
largo del ciclo de vida del proyecto.
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