Por. Ricardo Toledo, PMP, CSM
Antecedentes
Durante 4 días en el mes de noviembre de 2014, se llevó a
cabo el PMO Symposium 2014 organizado por el Project Management Institute en la
ciudad de Miami, Florida, en EU, al cual asistimos como empresa con la
representación de su servidor.
Primero definamos lo que es una PMO o Project Management
Office (Oficina de Dirección de Proyectos). Una PMO es una estructura
organizacional insertada al interior de una empresa o institución que tiene
como misión controlar, supervisar y apoyar la ejecución de los proyectos, con
el objetivo principal de contribuir a los objetivos estratégicos. En palabras
más simples, la PMO se encarga de que los proyectos de una organización se
ejecuten de manera eficiente y eficaz y se mantengan alineados con las metas
del negocio.
El PMI desde hace algunos años ha llevado a cabo este
simposio anualmente con el propósito de ir evolucionando la práctica de las
Oficinas de Dirección de Proyectos. En el 2014 el simposio consistió en una
serie de conferencias y actividades que proporcionaron información muy útil
para las que participan en PMOs, para organizaciones que tienen o quieren una
PMO y para empresas de consultoría que trabajan con PMOs.
El simposio se llevó a cabo en los salones del hotel Fontainebleau
de Miami Beach, y Alpha Consultoría tuvo presencia en el piso de expositores a
través del apoyo del equipo del Consultant Registry del PMI. El Consultant
Registry es un programa del PMI que apoya y regula a las empresas de
consultoría que cumplen con ciertos estándares de calidad y son recomendadas
para que sean contratadas por las organizaciones con necesidades de consultoría
en materia de Dirección de Proyectos.
La Actualidad de las
PMOs
El nacimiento del concepto de la PMO se puede rastrear hasta
1997 cuando se crearon los primeros organismos que usaron este término y han
sido de lento desarrollo a través de los años. Hasta hace aproximadamente 5
años la definición de PMO era la indefinición. En materiales de diferentes
autores se podían encontrar definiciones contradictorias y en los cursos
relativos a las PMOs había una gran diversidad de procesos y maneras para
llegar al resultado esperado.
Sin embargo, de 5 años para acá, el PMI se ha puesto las
pilas patrocinando a varios grupos de trabajo y de investigación con el
propósito de estandarizar la práctica de las Oficinas de Proyectos. Actualmente
existen varios documentos emitidos por el PMI en los que se expresan los resultados
de las investigaciones entre los cuales están:
De toda esta reciente actividad podemos deducir que próximamente
el PMI emitirá finalmente un estándar de PMOs, probablemente con su respectiva
certificación y cuerpo de conocimiento.
El Estándar de las
PMOs
Al día de hoy ya se pueden establecer algunos estándares
claros en lo que se refiere a los procesos de una PMO. Hay un consenso en que
existen 27 funciones y procesos comunes a la mayoría de las PMOs. Así mismo se
puede establecer que hay 3 tipos principales de PMOs: Estratégica, Táctica y
Operativa.
La PMO Estratégica
tiene el foco en las actividades de alto nivel, típicamente rinde cuentas
directamente a la alta dirección de las organizaciones y tiene como objetivo principal
vigilar y alinear a los proyectos que contribuyen de manera directa al negocio
y la planeación estratégica.
La PMO Táctica
tiene el foco en un área específica de la organización, por ejemplo el área de
TI o el área de construcción, se encarga de administrar el portafolio de
proyectos del área en cuestión y apoya a la ejecución de los proyectos a través
del análisis conjunto de riesgos, recursos y prioridades. Reporta típicamente
al director del área.
La PMO Operativa tiene el foco en uno o algunos proyectos
específicos de gran relevancia para la organización, trabaja a nivel cancha con
los Project Managers apoyándolos y coordinándolos para alcanzar de manera
eficiente los objetivos de los propios proyectos en tiempo, costo y calidad.
Típicamente reporta al patrocinador del o los proyectos específicos.
De las 27 funciones y procesos típicos de una PMO se puede
mapear su contribución en mayor o menor grado a los diferentes tipos de PMO por
lo que una PMO estratégica tendrá funciones y procesos diferentes a los de una
operativa, aunque al final hay procesos que contribuyen a los tres tipos.
El Simposio
El simposio contó con la colaboración de expositores de gran
renombre entre los que se encontraron directores de PMOs de organizaciones
privadas y públicas de Estados Unidos y notables oradores de organizaciones
entre las cuales destacan la NASA, South West Airlines y Harvard Business
School.
Se realizaron varios eventos de networking con la
tradicional buena mano del PMI para la organización y una sesión visitas de
campo a diferentes lugares de interés en la ciudad de Miami. Personalmente me
tocó acudir al campo de los Miami Marlins, un estadio de béisbol de reciente
construcción en el que nos presentaron el proceso de construcción y los grandes
retos que tuvieron que superar para construir un estadio con techo corredizo en
una ciudad que es visitada frecuentemente por grandes huracanes.
En general una gran experiencia recomendable para los que
nos dedicamos a la gestión de proyectos con particular foco en el desarrollo de
las Oficinas de Dirección de Proyectos. Recomendable asistir al Simposio 2015
que se realizará en noviembre en la ciudad de Phoenix, Arizona.
Si estás interesado en implentar una oficina de Proyectos en tu Empresa nosotros te podemos apoyar ¡Contáctanos!
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