Ricardo Toledo, PMP, CSM
Gerente de Consultoría
Durante el Congreso del PMI 2015 en Orlando, Florida, asistí
a una conferencia que me dejó buen sabor de boca, presentada por Cornelius
Fichtner, el encargado de las redes sociales del PMI, respecto a como usar las
redes sociales en la gestión de proyectos, a continuación los puntos más
importantes derivados de la conferencia:
·
Las redes sociales llegaron para quedarse
El uso de internet y los dispositivos
móviles está en crecimiento. Las redes sociales se están convirtiendo en una
presencia constante en nuestras vidas. Así como las redes sociales se integran
de manera natural en nuestra vida personal, poco a poco se está abriendo camino
en nuestra vida laboral.
·
Desarrolla una estrategia
La ausencia de una estrategia
general de medios sociales en las organizaciones es un factor crítico en la
baja incorporación de las redes en nuestros proyectos. La estrategia, podrá
guiar y apoyar el uso de las redes sociales puede ser usada en la gestión de
nuestros proyectos.
·
Mide, ajusta, repite
Con la ausencia de metas y
mediciones claramente definidas, no sabremos si estamos teniendo éxito o no en
los esfuerzos de presencia en las redes sociales. Las mediciones y las metas te
permiten establecer un parámetro claro y comparar los resultados entre los
diferentes proyectos. Puedes ser que no le pegues a la primera. Siempre hay
posibilidades de mejora. Puede ser que requiera ajustes para el próximo
intento.
·
Adopta las redes sociales
En vez de pretender que el
fenómeno de las redes sociales no es para ti, tu equipo o tu organización,
mejor piensa como sí puede funcionar. No entierres la cabeza en la arena, mejor
adopta, lidera y genera el cambio, busca la manera en la que los medios
sociales pueden trabajar para ti.
·
Contacta y escucha a tus stakeholders
Comunicarse con tus stakeholders
a través de las redes sociales con mensajes que hagan sentido y sean
beneficiosos para el proyecto puede consumir un poco de tu tiempo y puede
requerir esfuerzo. ¡Vale la pena! Las redes sociales son un excelente medio
para escuchar lo que tus stakeholders quieren decir. Tus clientes y tu equipo
de trabajo pueden ser grandes proveedores de información y opiniones, te pueden
ayudar a innovar. Los miembros de tu organización pueden convertirse en
promotores de tus productos, servicios o experiencia tanto dentro como fuera de
la organización.
·
Utiliza el poder de las masas
Con las nuevas tecnologías,
puedes llevar tus mensajes un creciente número de personas casi
instantáneamente. Tienes acceso a grandes grupos de personas y puedes
aprovechar su poder solicitando contribuciones, opiniones y otras acciones,
esto es ‘crowdsourcing’. El crowdsourcing toma muchas formas: encuestas, búsquedas
o financiamiento.
·
Crea conexiones nuevas
Una de las razones más obvias
para usar las redes sociales es para crear conexiones y construir relaciones.
Las redes sociales pueden acercar a las personas que tengan intereses comunes y
formar comunidades de prácticas específicas.
·
Empodera a tu equipo de proyecto
Puedes aprovechar las fortalezas
de tu equipo. Puedes mejorar la comunicación, hacer tormentas de ideas,
integración de equipos de trabajo, colaboración a distancia e incluso un poco
de sana competencia al interior de tu equipo.
·
Colabora
Con los medios sociales puedes
trabajar virtualmente con otros miembros de tu equipo de proyecto. Hay muchas
herramientas disponibles en la red para colaborar en equipo. Algunas formas de
crowdsourcing permiten a grupos de personas, algunas veces extraños, colaborar
y trabajar en conjunto hacia una meta en común.
·
Comparte y gestiona el conocimiento
El clásico ejemplo en el que se
comparte y gestiona el conocimiento en línea es el motor Wiki (como en
Wikipedia). Cuando compartes y administras el conocimiento de manera apropiada,
la organización puede retener el conocimiento generado por todos sus miembros,
la organización recupera el conocimiento y las personas pueden aprender y
crecer.
·
Establece tu presencia en línea
Utiliza las redes sociales para
darle un empuje a tu carrera como project manager. A esto se le puede llamar
‘crear tu marca’ en esta economía global.
·
Detrás de cada perfil en la red hay una persona
real
No te pierdas en el caos de la
tecnología en lo que se refiere a los medios sociales. Hay muchas herramientas
allá afuera y seguramente vienen más en camino. Sin embargo, siempre hay una
constante, el hecho que en el otro extremo de la comunicación siempre hay una
persona. ¡No pierdas el contacto! El chiste de este asunto es que estás
tratando con personas, no con herramientas. Presentarse en los medios sociales
como una persona agradable, profesional, organizada y conocedora sigue siendo
muy importante. Poner una cara amistosa en tus comunicaciones de redes sociales
provocará más respuestas positivas.
Y finalmente:
Es tu responsabilidad como
Project manager liderar a tu equipo hacia el cambio y utilizar las redes
sociales a tu favor te puede otorgar una ventaja competitiva.
Acciones estratégicas:
·
Sondea
Mide la madurez en medios
sociales tu organización, tus clientes, compañeros y stakeholders en general.
·
Escucha
Monitorea la presencia en redes
sociales de tus clientes, competidores y colaboradores para ver qué es lo que
están haciendo o buscando.
·
Crea una base sólida
Considera la infraestructura de
tu organización, normas y políticas respecto al uso de las redes sociales para
crear tu propia estrategia. Trata de entender como las redes sociales te pueden
apoyar en tus metas organizacionales y personales.
Acciones tácticas:
·
Define expectativas
Define métricas y metas para tu
proyecto y que comportamientos esperas encontrar y cuales promover.
·
Analiza opciones
Escoge las herramientas
adecuadas. Decide como quieres utilizar las redes sociales.
·
Mejora
Crea un ciclo de
retroalimentación para que puedas mejorar y ajustar para alcanzar tus metas y
objetivos estratégicos.
Algunos medios sociales que podemos recomendar:
Comunicación en tiempo real con texto, audio y video:
|
Comunicación masiva
de imágenes, videos y texto:
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Skype
Google
Hangouts
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Messenger
Nimbuzz
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Facetime
Periscope
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Viber
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Blogs:
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Otros de interés:
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