Por: Sergio Oswaldo Lugo, PMP, MCP, SMC, ITIL
Microsoft Project 2016 es un conjunto de
herramientas para gestionar Proyectos y Portafolios (PPM) por sus siglas en
inglés, que pueden usarse como Software As a Service (en la nube) o con
instalación On Premises.
Administrando Proyectos con
Microsoft Project 2016
Microsoft Project 2016 es una herramienta de
Software que apoya los procesos de gestión de proyectos de manera colaborativa.
Mediante el uso de esta
herramienta puedes generar, por ejemplo, un diagrama de Gantt que te permite visualizar
las actividades en forma de barras en un periodo de tiempo determinado,
pudiendo plasmar las necesidades de tu cliente y del proyecto en la
programación, tales como horas hombre, duración, costos, entregables,
actividades, recursos, calendarios, etc.
Esta herramienta te permitirá dar seguimiento a los proyectos de manera
colaborativa y generar reportes de avance, Microsoft Project contiene varios
reportes predeterminados, pero también permite personalizar reportes y vistas
con el objetivo de cubrir las necesidades de información de tus stakeholders.
Por ser una herramienta de
la familia de Microsoft, su uso es muy sencillo e intuitivo, acelerando la
curva de aprendizaje y pudiendo poner en práctica los procesos de gestión de
proyectos de una manera muy rápida.
Administrando Portafolios con Microsoft Project 2016
Con Microsoft Project
puedes evaluar diferentes escenarios y determinar la factibilidad de
implementar los proyectos analizados, alineándote de una manera más sencilla a
los objetivos estratégicos de tu organización.
Con el uso de los Work Flows de Microsoft Project,
mantienes la gobernabilidad y el control de los Proyectos, Programas y
Portafolios de tu organización.
Comunicación con el equipo desde Microsoft Project 2016
Desde el cronograma es posible
saber si un miembro del equipo está disponible para hablar con él o enviarle un mensaje con
Skype Empresarial Online.
Es posible mantener una conferencia virtual, arrastrando los
nombres de los miembros de tu equipo en una conferencia
en grupo vía Skype Empresarial Online.
Asignación de Recursos
Microsoft Project te
permite ver la asignación de los recursos de la organización a través de todos
los proyectos a los que estén asignados, facilitando la identificación de
sobreasignaciones en uno o más proyectos y el uso optimizado de estos recursos.
¿Qué esquema de
licenciamiento necesito en mi organización?
Siempre es necesario
realizar un diagnóstico, ya que
dependerá de las necesidades particulares de tu organización y de los roles
involucrados en el uso de la herramienta, te dejo aquí los esquemas de
licenciamiento publicado por Microsoft® para Project 2016, enfocado a los roles que
pueden participar en el uso de la herramienta:
Para Miembros de Equipos
Project Lite o Project Online Essentials
Con
esta
versión, los miembros de los equipos pueden administrar tareas, colaborar,
enviar horas y marcar problemas y riesgos.
*Project Lite no es un producto
independiente. Sólo se puede utilizar para proyectos administrados con Project
Online o bien Project
Server.
Para Directores de Proyecto
Esta versión de Project
permite a los Directores de proyecto analizar los recursos, los
presupuestos y las escalas de tiempo. Además podrán medir fácilmente los
progresos y anticiparse a las necesidades de recursos mediante los informes
incorporados, muy detallados y fácilmente personalizables.
Para Ejecutivos y la PMO
Ofrece a los ejecutivos la
posibilidad de definir los objetivos de negocio, medir el impacto estratégico
de diferentes escenarios, tomar decisiones
financieras y ver el estado de los proyectos y
los recursos en línea para toda
la empresa.
Los Servicios de PPM para MS Project 2016 de Alpha Consultoría
En Alpha Consultoría
tenemos diferentes opciones de solución PPM, atendiendo las necesidades
específica de cada uno de nuestros clientes, estas son algunas de las opciones
que podemos ofrecerte respecto a Microsoft Project 2016:
Implementación de Project
Server 2016
Enfoque en la
identificación del proceso de gestión del cliente, realizando la configuración
personalizada sobre los productos instalados en servidores en sitio.
Implementación de Project Online 2016
Enfoque en la
identificación del proceso de gestión del cliente, realizando la configuración
personalizada sobre la funcionalidad web ofrecida por PPM.
Solución pre-configurada de
Project Online
Solución pre-configurada
con el proceso Alpha Swift para acelerar la adopción de los procesos y
prácticas sugeridas para el cliente.
Solución Project para SCRUM
Solución pre-configurada
con el proceso SCRUM, utilizando la aplicación de Project Desktop y con
posibilidad de integrarse a Project Online y Server
Solución basada en
SharePoint
Solución pre-configurada
con SharePoint Server/Foundation en apoyo a las prácticas
de gestión de proyectos, replicando algunas funcionalidades de Project Server en SharePoint,
optimizando el uso de licencias de Microsoft Project 2016.
Solución basada en
herramienta de actualización de tareas
Solución de difusión y
recopilación de tareas desde Project Desktop, facilitando los trabajos del
Líder de proyecto para determinar la situación del proyecto, con esta solución
se optimiza el uso de licencias de Microsoft Project 2016 con los miembros del equipo.
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