por Roberto Toledo, MBA, PMP
La capacidad de ejecutar eficazmente la estrategia es uno de los diferenciadores claves de las empresas exitosas de hoy en día. No solo la capacidad de definir adecuadamente el rumbo estratégico, conocido comúnmente como planeación estratégica, sino la suma de talentos, procesos y sistemas empresariales necesarios para su correcta implementación, es lo que diferencia a las empresas que constantemente superan las expectativas de sus inversionistas y el mercado. El estudio Pulse of the Profession, que es publicado por el Project Management Institute (PMI, www.pmi.org) cada año desde hace siete años, deja claro que aquellas empresas que tienen el talento adecuado, procesos estandarizados para la administración de proyectos y una correcta alineación entre la definición estratégica y los proyectos de inversión autorizados dentro de su portafolio de proyectos, tienen desviaciones en sus presupuestos de inversión, veintiocho veces menores a aquellas empresas que no tienen procesos y recursos maduros en dirección de proyectos.
La implementación de las mejores prácticas de Dirección de
Proyectos o Project Management, así
como la capacitación adecuada del talento humano que ejecuta los proyectos
estratégicos es entonces clave para que las organizaciones alcancen sus
objetivos estratégicos. Muchas empresas
de nuestro país se han decidido por profesionalizar la administración de
proyectos y han obtenido grandes resultados.
Sin embargo la brecha que actualmente existe en la ejecución en tiempo,
costo y alcance de los proyectos de muchas de nuestras empresas y más aún, de
los diferentes organismos gubernamentales, es muy grande con respecto a otros
países.
Cuando una empresa se ha
decidido entonces a adoptar la Dirección de Proyectos como una competencia organizacional,
una de las primeras actividades críticas, es un esfuerzo de capacitación amplio
y en todos los niveles de la empresa. El desarrollo del talento de las
personas, en relación a la planeación y ejecución de los proyectos
estratégicos, debería de ser de hecho, el primer paso en el proceso de
implementación de una cultura de Dirección de Proyectos, incluso antes de
pensar en el desarrollo de una metodología de administración de proyectos o la
creación formal de una Oficina de Gestión de Proyectos o PMO (por las siglas en
inglés de Project Management Office).
Tengo ya más de veinte años de
trabajar como instructor y consultor en dirección de proyectos y muchas veces
he visto a las organizaciones embarcarse en esfuerzos de gran escala para
desarrollar procedimientos de dirección de proyectos o implementar PMO’s muy robustas,
simplemente para verlos fracasar en el intento, porque las personas
responsables de utilizar e implementar las herramientas no están bien
entrenadas, ni plenamente conscientes de los beneficios que un enfoque
estructurado para la ejecución de los proyectos estratégicos le dará a la
organización.
Adicionalmente, es muy común
ver que estos esfuerzos no son eficientes, debido principalmente a dos errores
muy comunes:
- Por un lado, no considerar una capacitación estandarizada en términos de herramientas lo cual dificulta generar un lenguaje común con respecto a la administración de los proyectos.
- O, de forma opuesta, capacitación “demasiado” estandarizada, no tomando en cuenta los diferentes roles que los miembros de una organización juegan en la ejecución de proyectos, desde la alta dirección, hasta los miembros del equipo, pasando necesariamente por el Líder de Proyecto o Project Manager.
Aquellas empresas con las
que hemos trabajado y logrado los mejores resultados a lo largo de estos 20
años, incluyen en sus esfuerzos de desarrollo del talento de administración de
proyectos los siguientes puntos que considero esenciales para lograr el éxito
en la ejecución de la estrategia:
1. No es conveniente dejar que los
colaboradores salgan al mercado y busquen entre las múltiples ofertas de capacitación
en administración de proyectos disponibles. A pesar de que la mayor parte de la
oferta disponible actualmente está alineada a estándares internacionales, tales
como los descritos en la Guía PMBOK® del PMI, no se garantiza que
haya suficiente coherencia y un verdadero lenguaje común si el esfuerzo de capacitación
no es concertado de forma coordinada, basado no solo en los estándares
disponibles, sino en una metodología propia.
2. Ahora bien, tampoco se trata
de utilizar la misma receta para todos en la empresa. Los distintos miembros de
la organización tendrán diferentes roles en cuanto a la administración de los
proyectos. Los altos directivos fungirán como patrocinadores del proyecto, la
gerencia media como Líderes de Proyecto y el resto de los colaboradores como
miembros de los equipos multidisciplinarios que se tendrán que formar. Habrá
que diseñar cuidadosamente cada evento de capacitación, apropiado para que cada
uno de los actores pueda recibir los conocimientos específicos, las habilidades
adecuadas y discutir los desafíos a los que se enfrentarán.
3. En la misma línea, no solo los Project Managers serán los únicos en
recibir capacitación. Si es posible,
absolutamente todos en la organización deben tener por lo menos una formación
básica. Eventualmente, todos los miembros de la organización tendrán un cierto
nivel de participación en la ejecución de los proyectos estratégicos.
4. Utilizar la capacitación en
gestión de proyectos, no sólo como una forma de mejorar las habilidades y
conocimientos de los miembros de la organización, sino también como un vehículo
para difundir a fondo los beneficios organizacionales esperados por el uso de
herramientas y técnicas estandarizadas. Las personas en general, quieren hacer
un mejor trabajo en su empresa, pero también quieren saber cuál es el beneficio
personal.
5. Vincular las habilidades
recién adquiridas no sólo con nuevas responsabilidades, sino también con un plan
de carrera bien diseñado. Si los miembros del equipo y los directores de
proyectos prevén nuevas oportunidades y recompensas más allá de su posición
actual, es más probable que también busquen nuevos conocimientos y habilidades
para fomentar su desarrollo profesional.
Muchas organizaciones se
jactan de que los recursos humanos son su activo más importante, pero sólo las
empresas realmente inteligentes invierten lo suficiente en mejorar ese activo,
dando a sus colaboradores las habilidades y conocimientos que necesitarán para
administrar adecuadamente los proyectos que permitirán a las organizaciones
tener éxito.
Somos expertos en Dirección de Proyectos desde hace 20 años ¡Contáctanos!
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