7 pasos para acelerar la planificación de proyectos

Por Roberto Toledo, MBA, PMP

¿Cuánto es un tiempo razonable para dedicar a la planificación de un proyecto? 

Yo utilizo esta regla de oro: si es un proyecto de baja incertidumbre (por ejemplo, que hayamos completado otro proyecto de condiciones similares en el pasado, con tecnología conocida y supuestos estables), dedique por lo menos 10%, de la duración esperada del proyecto, a su planificación. Si es percibido como un proyecto de alta incertidumbre (por ejemplo, un proyecto con nuevas tecnologías, nuevo enfoque y condiciones inciertas), dedique por lo menos un 20%.

Pero enfrentémoslo. A menudo, la presión organizacional no nos permitirá dedicar todo ese tiempo a la planificación. La pregunta entonces es:  ¿Existe una estrategia que nos permita reducir el tiempo de planificación, realizando igualmente un buen trabajo y que produzca un plan útil y completo?

Muchas organizaciones con las que he colaboradoutilizan un Taller para la Aceleración de la Planificación de Proyectos (PPAW por sus siglas en inglés). Esta es una sesión estructurada y organizada, que se lleva a cabo durante algunos días de forma continua, a puertas cerradas, con todo el equipo del proyecto, enfocado exclusivamente a producir un plan - algo que usualmente lleva varias semanas . Existen diferentes maneras de llevar a cabo un evento de ese estilo, pero a continuación encontrarás mis siete reglas básicas para organizarlo:

1. Planifique el plan. Comparta con los miembros del equipo todos los antecedentes del proyecto. Envíe invitaciones con suficiente tiempo de anticipación y exponga claramente el objetivo único de la sesión, el cual es producir un plan sólido del proyecto.  Una vez en el taller, a menudo comienzo la sesión afirmando que una vez que hayamos terminado, tendremos un plan de proyecto entre 75% y 85% completo - y que vamos a lograr esto en un período de tiempo muy corto. Por lo tanto, se requiere total compromiso por parte de todos los participantes.

2. Establezca el escenario. Lo que quiere es un ambiente propicio para el trabajo de equipo. Asegure una sala amplia y cómoda para albergar el taller, preferiblemente fuera de la oficina. Y no se olvide de incluir mucha comida y bebida para la duración del taller. Cuando la gente está cansada, ¡la comida ayuda!

3. Defina la agenda. Dependiendo de la complejidad del proyecto, se requerirán diferentes duraciones para el taller, pero tres días son adecuados para la mayoría de los proyectos. A menudo utilizo una agenda que luce más o menos así:

·   Primer día: dedique la mañana sólo a la parte humana del proyecto, por ejemplo, lleve a cabo actividades de introducción e integración del equipo. Esto establecerá las bases para el resto del taller. Por la tarde, analice los antecedentes del proyecto y produzca una descripción detallada del objetivo  del proyecto, utilizando un Acta de Constitución del Proyecto, que incluya, entre otras cosas: antecedentes, la declaración del alcance,  objetivos de tiempo y costo, entregables principales, interesados, beneficios esperados, restricciones y supuestos.

·   Segundo día: por la mañana, desarrolle la Estructura de Desglose del Trabajo (EDT o WBS.- Work Breakdown Structure). Haga que todo el equipo trabaje en definir los entregables principales, posteriormente divida al equipo en grupos pequeños para descomponer el trabajo en los siguientes niveles hasta llegar al nivel de paquetes de trabajo. Elabore un cronograma detallado del proyecto por la tarde.

·    Tercer día: los elementos de planificación que necesita su proyecto pueden variar, pero por lo general yo dedico este día a elaborar el presupuesto, una matriz de roles y responsabilidades (relacionando a los miembros del equipo con paquetes de trabajo en el WBS), un plan de recursos clave y un plan de gestión de riesgo.

4. Utilice técnicas colaborativas de trabajo. No se limite a proyectar los elementos de planeación en una pantalla mientras todos observan y se aburren- haga que los miembros del equipo trabajen realmente en equipo. Cuando produzca el WBS o el cronograma del proyecto, utilice la técnica participativa de “tarjetas en la pared” (COW por las siglas de Cards on the Wall). Para el plan de gestión de riesgo, realicen una lluvia de ideas (brainstorm) general para identificar riesgos y pídales a los participantes que coloquen los diferentes riesgos en cuadros de colores de acuerdo con la evaluación sobre probabilidad e impacto.

5. Documente todo. Asigne alguien del equipo para documentar todo lo producido. Puede utilizar notas Post-it® como bosquejo del WBS o del cronograma, pero estos elementos necesitan ser registrados formalmente una vez terminada la sesión de trabajo.

6. Asigne tareas para la finalización. Una vez que el taller haya terminado, el plan del proyecto no estará completamente finalizado. En general, ciertas partes necesitan más estudio o análisis. Asigne miembros del equipo específicos para completar las partes del plan que necesiten más trabajo y establezca una fecha límite para completar estos elementos, que fueron iniciados en el PPAW.

7. Ponga en marcha el proyecto. Cuando el plan de proyecto esté considerado como completo, organice otra sesión para realizar una revisión final de todos los elementos, especialmente aquellos que necesitaron mayor investigación. Combine esta actividad con una reunión formal de inicio o Kick-off meeting- el final del PPAW y el principio del proyecto.

En mi experiencia, cuando un equipo está co-ubicado y completamente concentrado, durante un período específico de tiempo para crear un plan, produce mucho mejores resultados, de forma más rápida.

¿Ha ejecutado alguna vez un PPAW? ¿Cómo ha mejorado su proyecto? 

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*Este artículo fue publicado por primera vez el 10 de Abril en el blog Voices on Project Management.