Desde el nacimiento como disciplina de la Dirección de
Proyectos, el concepto del Triángulo de Elementos Fundamentales (también
conocido como Triple restricción) – Alcance, Tiempo y Costo; ha sido un
elemento fundamental para comprender la dinámica del comportamiento de un
Proyecto y el tipo de actividades de gestión que se deben desarrollar para
alcanzar el éxito. Inclusive, esta triangulo de elementos definen propiamente
el éxito. Si satisfacemos el Alcance del proyecto, dentro del tiempo planeado y
costo aprobado, entonces sabremos que hicimos un buen trabajo.
De manera más reciente, el Project Management Institute (PMI®)
ha divulgado un nuevo triángulo llamada el Triángulo de Talento (Talent Triangle), enfocada éste, a describir
las habilidades esperadas de un Director de Proyectos (Project Manager) y su equipo, más que a elementos que conformen al
proyecto mismo. Debido a la gran
competencia que existe en el mercado actual, el PMI argumenta que un Project
Manager exitoso es aquel que domina conocimientos técnicos (incluyendo
conocimientos de dirección de proyectos) demuestra habilidades de liderazgo y
posee el conocimiento para el desarrollo de estrategias de negocio.
Ahora, veamos las cosas desde el otro lado del espejo. ¿Es
posible garantizar el éxito de un proyecto si poseemos el conocimiento adecuado,
contamos con las habilidades necesarias,
realizamos una planeación meticulosa y tenemos control absoluto sobre el
tiempo, costo y alcance? ¡No necesariamente! Por mayor preparación que tengamos, durante el
desarrollo del proyecto, los problemas y obstáculos aparecerán en nuestro
camino hacia la realización del valor que esperan nuestros clientes.
Muchos de estos problemas son el resultado de lo que yo
llamo “El Triángulo Maligno”:
Complejidad,
Incertidumbre y Variabilidad. Los Proyectos altamente complejos, con
cambios constantes en su entorno y alcance, enfrentados a altos niveles de
incertidumbre, son cada vez más comunes hoy en día, cuando las organizaciones
se esfuerzan en entregar el mayor valor a sus stakeholders.
El Nivel de incertidumbre es inherente a todos los proyectos,
debido a que se trata de esfuerzos únicos y la inestabilidad impera en nuestros
proyectos debido al ambiente dinámico y volátil que actualmente enfrentamos.
Enfrentar y controlar estos tres elementos debería ser el centro de nuestra atención
como Directores de Proyecto, tanto durante la planeación así como en la
ejecución y el control de las fases del proyecto. En términos simples y sencillos, todo lo que
hagamos en un proyecto, debería incluir una estrategia eficaz para minimizar la
complejidad, reducir la incertidumbre y la variabilidad si es que deseamos
tener éxito. ¿Cómo hacerlo entonces?
Gestionando la complejidad.
El lema para la complejidad sería “Divide y Vencerás” (divide et vinces). Entre mayor sea el uso de herramientas como el
WBS para descomponer y entender cada elemento del proyecto, mayor será nuestra
capacidad para delegar responsabilidades sobre el cumplimiento de los
entregables. Sin embargo es fundamental evaluar cada decisión en términos del
impacto al proyecto y no sólo en función del tiempo y costo, es importante
traer a la luz la repercusión que tendrá en la complejidad del sistema. Recuerda
que en La Teoría de Sistemas Complejos (Johnson 2007) sostiene que el valor es
agregado cuando pensamos en términos de un acercamiento matricial.
Gestionando el nivel
de Incertidumbre. La gestión de riesgos es la ciencia de lidiar con la
incertidumbre, por tanto debe ser una parte integral de los esfuerzos de
planeación y control. El nivel de riesgo
de un proyecto es directamente proporcional al nivel de incertidumbre del
mismo. Algunos proyectos, por la
naturaleza de sus entregables y actividades, tienen naturalmente un mayor grado
de incertidumbre. Aquellos proyectos que
utilizan una tecnología nueva o cuando no los hemos ejecutado en condiciones
similares en el pasado, tendrán siempre un mayor nivel de incertidumbre. Establece un proceso forma de planificación y
control de riesgos para evaluar y reducir cada uno de los riesgos del proyecto.
Una opción para la gestión del riesgo, es el proceso de 6 pasos definido en A Guide to the Project Management Body of
Knowledge (PMBOK® Guide). Cada acción que realices y cada decisión que
tomes deberá contribuir a reducir la incertidumbre.
Gestionando los
cambios: Primero, busca generar el mejor plan de proyecto posible. Trabaja
diligentemente en la recopilación de requisitos, involucra a tu equipo en la
definición del alcance y trabaja con los interesados para fijar las
especificaciones, una vez que se haya alcanzado una buena línea de base.
Mientras más estable y robusto sea tu plan desde el inicio, habrá menos
posibilidades de que el proceso de ejecución sea interrumpido por solicitudes
de cambio. Posteriormente, construye un procedimiento de control de cambios que
todos los interesados deberán seguir si quieren hacer algún cambio. Trabaja con
tu equipo para proteger la estabilidad del alcance, tiempo y costo del
proyecto, valorando todo impactos positivo o negativo sobre los cambios en
estas variables.
Finalmente, recuerda que cualquier cambio a las líneas de base del proyecto generará mayor complejidad e incertidumbre en el resultado final. Los tres elementos del Triángulo Maligno, Incertidumbre, Complejidad y Variabilidad, además de presentar reos importantes para el equipo de proyecto de forma individual, están interconectados y se vuelven mucho más retadores cuando se juntan, haciéndolos mucho más relevantes en el diseño de las acciones que debemos tomar para reducirlos al máximo.
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